HYEC - The Best English Speaking Club in Hanoi (since 1992) - CLB Tiếng Anh lâu đời nhất Hà Nội

A. Definitions

Topic Leader

Người chịu trách nhiệm quản lý chung về việc chuẩn bị các Topic Papers (trách nhiệm cụ thể xin đọc phần "B. Processes").

Topic Main Author

Người chịu trách nhiệm chính cho một bản topic paper. (Gọi tắt: "Main Author" / "Author".)

Topic Co-Author(s)

Những người làm cùng với Main Author. (Gọi tắt: "Co-Author(s)".)

Topic Schedule

Lịch làm Topic cho một khoảng thời gian nhất định (tối thiểu là 4 tuần, thường là 2-3 tháng). Trong văn bản này, ít nhất phải có: ngày tháng của từng buổi sinh hoạt, và Main Author chịu trách nhiệm cho buổi hôm đó. Ngoài ra, có thể có tên các Co-Authors và Topic Title (ko bắt buộc).

B. Processes (Quy trình)

P1: Preparing Topic Schedules (Lên lịch làm topic)

1. Trước khi Topic Schedule hiện tại kết thúc khoảng 1-2 tuần, Topic Leader đương nhiệm sẽ phải làm một bản Topic Schedule mới.
2. Cách thức chuẩn bị Topic Schedule là hoàn toàn phụ thuộc vào Topic Leader. Tuy nhiên, cách làm phổ biến và hiệu quả nhất vẫn là triệu tập 1 cuộc họp.
3. Topic Leader phải post bản Topic Schedule mới lên mạng (Drafting Room: thread "Topic Schedules") ít nhất 1 tuần trước khi bản Topic Schedule hiện tại hết hiệu lực.
4. Khoảng thời gian hiệu lực tối thiểu của một Topic Schedule phải là 4 tuần. (Tùy vào Topic Leader, tốt nhất là 2-3 tháng.)

P2: Monitoring the Implementation (Theo dõi tiến trình làm topic)

Đối với từng buổi sinh hoạt vào ngày D, Topic Leader sẽ phải làm những việc sau:

1. Trước khoảng 2 tuần (D-14), Topic Leader sẽ liên hệ trực tiếp với Main Author của ngày D để có 1 confirmation.
2. Mục đính của confirmation này là tìm hiểu xem Main Author có bất kỳ khó khăn nào trong việc thực hiện Topic paper như đã cam kết trong Topic Schedule.
   • Nếu có 1 khó khăn không thể khắc phục được (vd: Main Author phải đi công tác đột xuất trong ngày D), cam kết làm topic được hủy, và Topic Leader có trách nhiệm tìm 1 Main Author khác để thay thế.
   • Nếu không có khó khăn, hay khó khăn có thể khắc phục được (Topic Leader sẽ tìm cách hỗ trợ trong khả năng cho phép), thì coi như cam kết làm topic đã được confirmed.
   • Sau khi confirm, trách nhiệm làm Topic đúng hẹn hoàn toàn là trách nhiệm của Main Author. Việc huy động nhân lực (nhờ cùng làm MC, hậu cần, v.v…) hoàn toàn là sự chủ động của Author. Chất lượng cuối cùng của buổi sinh hoạt tốt hay xấu hoàn toàn là trách nhiệm của Author.
3. Cách thức liên hệ để có confirmation (điện thoại, email, hay 1 post trên forum này) là tùy vào Topic Leader đương nhiệm. Tuy nhiên, điện thoại (YM, hay một phương tiện không có delay) là một cách confirm hiệu quả nhất.
4. Mặc dù việc liên hệ để confirm với Author là sự chủ động cũng như trách nhiệm của Topic Leader, các Author cũng nên chủ động kiểm tra Topic Schedule và báo cho Topic Leader về bất kỳ một khó khăn hay thay đổi nào. (Optional but Highly Recommended)

P3: Preparing Topic Papers

Đối với từng buổi sinh hoạt vào ngày D, Main Author của buổi hôm đó sẽ làm những việc sau:

1. Confirmation: Nếu không thấy Topic Leader liên hệ với mình vào khoảng D-14, Author nên chủ động liên hệ với Topic Leader đương nhiệm để confirm việc làm topic của mình.
2. First draft: Muộn nhất là D-7 (tốt nhất là khoảng 2-3 tuần trước ngày D), Author tạo một thread mới có title là "Chương trình ngày dd/mm/yyyy" trong Drafting Room. Vì đây chỉ là bản draft đầu tiên, không cần một topic paper hoàn hảo. Thậm chí chỉ cần 1 vài dòng nói qua ý tưởng của topic ngày hôm đó. Mục đích là để khởi động và kêu gọi sự đóng góp của Co-Author(s) và các Contributors khác.
3. Drafting & Commenting:
   • Tất cả Contributors vào thread trên đóng góp những gì có thể để làm topic paper tốt hơn. Ví dụ: góp ý về spelling, ngữ pháp, ý tưởng chung, hay tài liệu tham khảo.
   • Muộn nhất là D-4 (Thứ Tư), phải có final version.
   • Để final version cho mọi người "chiêm ngưỡng" ít nhất 1 ngày ở đây. :-) Đây là cơ hội cuối cùng để các "thầy dùi" bàn ra tán vào.
4. Completion: D-3 (12h trưa Thứ Năm), copy bản final version sang room "Chương trình hàng tuần" trong Public Forum của ILoveHYEC.com.

Mọi người đọc quy trình trên, nếu có bất kỳ một thắc mắc nào, hãy post vào đây nhé. Mục đích của chúng ta là phải có 1 quy trình đầy đủ nhưng ngắn gọn và rõ ràng nhất có thể.

—DNT

em spam một chút nhé!!!
đối với game thì sao hả anh? Có quy trình chuẩn bị game không anh? Theo em game thường có một số loại như sau:
- Game gắn với topic hôm đó (VD: game về que diêm cùa chị A leaf)
- Game điền từ còn thiếu trong bài hát. (thường là các bài hát quen thuộc hoặc là các bài đang trong top 10)
- Game hoạt động (cái này đa dạng..:P)
- Game ô chữ
- ….v.v…..

Còn bạn nào có thêm ý tưởng về game thì post tiếp nhé :)

That's a good question, Nhung!

Hiện tại thì CLB chúng ta vẫn gọi các bản Chương Trình Hoạt Động hàng tuần là Topic Paper. Tuy gọi là Topic Paper, nhưng không nhất thiết chúng ta luôn phải thảo luận. Main Author của một Topic Paper có thể quyết định tổ chức một hoạt động khác như: tranh luận, talk show, games — thậm chí có thể là 1 tổ hợp của nhiều hoạt động khác nhau (vd: đầu tiên là games rồi đến talk show, rồi đến hát hò, v.v…)

Đó chính là lý do trên trang Web anh luôn dùng cụm từ "Chương trình hoạt động ngày…." Vì nó có hàm ý rằng: There can be many different activities, not necessarily a topic for discussion. Tuy nhiên, đối với nội bộ Contributors, anh vẫn dùng từ Topic Papers theo như thói quen từ trước đến nay.

Như vậy, nếu ví một buổi sinh hoạt như một bộ phim, Main Author thực chất là "đạo diễn" (Director) đồng thời là "tác giả kịch bản" (Script Writer) cho tất cả những gì xảy ra trong buổi sinh hoạt đó. Chọn ai làm diễn viên (MC) và tổ chức như thế nào đều là quyền của Director cả.

Nếu nhìn theo cách tiếp cận này, những thứ Nhung đề cập (các loại games) đều nằm trong phạm vi "Chuẩn bị Topic Papers" cả!

Ngoài ra anh cũng muốn làm rõ thêm: Quy trình anh viết trên chỉ liên quan đến các hoạt động quản lý, lên kế hoạch, và giám sát việc thực hiện theo đúng kế hoạch, chứ không liên quan đến việc làm thế nào để chuẩn bị được một Topic Paper. Việc làm thế nào là quyền quyết định, và sự sáng tạo của từng Main Author. Có thể trong tương lai sẽ có những tài liệu tham khảo về cách làm. Nhưng nếu có đi chăng nữa thì chúng vẫn chỉ là guidelines mà thôi. (Guidelines: các hướng dẫn có tính gợi ý để tham khảo. Còn Processes thì có tính chặt chẽ hơn).

Anh hy vọng câu trả lời của anh là rõ ràng. Nếu ai còn có thắc mắc gì thì viết lên đây nhé. Mỗi một câu hỏi là một cơ hội cho bản thân người hỏi, bản thân anh, cũng như những người khác học hỏi thêm. You never know, other people may have exactly the same question in their minds. So don't hesitate to ask.

—DNT