doannhutung 1218557960|%e %b %Y, %H:%M %Z|agohover
Như đã đề cập nhiều lần trong các email của anh gửi cho Contributors, HYEC sẽ dần dần hoàn thiện quy trình làm việc để nâng cao hiệu quả và chất lượng hoạt động. Một trong những điều anh đề cập tới đó là làm quen với cách làm việc phối hợp qua internet mà không dùng emails.
Vậy thì emails có nhược điểm gì khi chuẩn bị các Topic Papers?
- Emails are not good for open and voluntary participation.
- Emails are not good for threaded conversations.
- Emails are not good for collaboration.
- Emails are not good for knowledge retention and retrieval.
1. Open and Voluntary Participation
Khi dùng emails người nhận dù muốn đọc hay không cũng vẫn phải nhận! Do đó người nhận là một phía đối tác không tự nguyện. Khi có một thành viên chỉ muốn tham gia vào một số khía cạnh của cộng đồng, email group không còn phù hợp nữa.
Ngoài ra, emails là hoàn toàn private và không khuyến khích sự tham gia đông đảo của mọi thành viên. Việc góp ý cho các Topic Papers nên được mở rộng để tất cả thành viên có thể cùng đóng góp nâng cao chất lượng hoạt động, cũng như để học hỏi kinh nghiệm writing cho bản thân. Hơn nữa, đây cũng là 1 cách khuyến khích thành viên tham gia nhóm Contributors.
2. Threaded conversations
Khi nhu cầu trao đổi thông tin nhiều, ta phải phân loại thông tin bằng các chủ đề. Nếu chỉ dùng subject lines như trong emails thì không đủ, và chúng ta sẽ bị "ngợp" thông tin. Những ai dùng GMail thì may mắn hơn những người khác vì GMail có chức năng tự động nhóm các bài viết theo chủ đề. Tuy nhiên cách làm của GMail chỉ là một sự khắc phục tình thế thôi, bởi vì emails chưa bao giờ được thiết kế để lưu trữ, phân loại thông tin.
Hiện tại nhà Ếch ta chỉ dùng Forum để phối hợp làm việc. Những công cụ phân loại của Forum như Categories, Rooms và Threads là tạm đủ cho nhu cầu của chúng ta. Phân loại như thế nào thì mọi người hãy theo dõi một số những ví dụ làm việc trong Drafting Room thì sẽ rõ thôi.
3. Collaboration
Nhu cầu tương tác của một nhóm làm việc (workgroup) không dừng lại ở trao đổi thông tin đơn giản mà còn phải có những hoạt động phối hợp. Một ứng dụng rất trực tiếp là: quản lý một bài viết có nhiều tác giả (vd Topic Papers).
Với emails chúng ta sẽ gửi đi, gửi lại các bản draft có sửa chữa và comments. Người đọc nếu muốn comment tiếp sẽ phải save vào 1 tên file khác (nghĩ ra 1 tên cho dễ phân biệt như: TopicA-edit1-byDNT.doc). Việc này tốn rất nhiều thời gian và rất lộn xộn, khó quản lý.
Đúng ra, việc edit nhiều lần bởi nhiều người nên được support bằng 1 trang wiki với hệ thống theo dõi quá trình thay đổi (như trên Wikipedia). Nhưng vì anh thấy mọi người còn chưa thực sự quen với việc thao tác các trang wiki, nên trước mắt, chúng ta chỉ dùng Forum mà thôi.
(Thực ra trong Forum của chúng ta, mỗi bài post là 1 trang wiki rồi, nhưng tính năng còn hạn chế hơn 1 trang wiki đầy đủ một chút thôi.)
4. Knowledge Retention and Retrieval
Một vấn đề khá cấp bách là chúng ta không có một nơi lưu giữ những kinh nghiệm và kiến thức để cho các thế hệ Contributors mới tham khảo. Ví dụ như gần đây, anh đã phải viết lại những kinh nghiệm làm topic và moderating trong nhóm thảo luận cho mọi người. Những emails kiểu như thế anh đã viết nhiều lần từ hồi 3 năm trước. Nếu hồi đó đã lưu lại trên internet dưới dạng một trang web, trang wiki hay 1 forum post thì không phải viết lại nữa. Và quan trọng hơn, người khác có thể "thừa kế" bài viết đó và mở rộng hay nâng cao thành một bài tổng quát hơn, hay hơn.
Đi kèm với khả năng lưu giữ là khả năng tra cứu. Những thông tin lưu giữ chỉ có ích nếu người dùng không quá mất công tìm kiếm trên một đống thông tin khổng lồ. Do đó khả năng phân loại và tìm kiếm hiệu quả cũng rất quan trọng. Nếu chỉ lưu giữ bằng emails rồi forward khi cần thì sẽ rất lộn xộn.
Ngoài ra, không giống như emails, chúng ta có thể dễ dàng tạo các liên kết giữa một nhóm các bài viết có liên quan bằng các đường links (URLs).
In conclusion, here's what we're gonna do:
- Chúng ta hãy dùng Forum thay cho emails vào việc chuẩn bị Topic Papers.
- Cố gắng theo đúng cấu trúc phân loại trong Drafting Room.
- Khi cần reference bất kỳ một thông tin nào trên internet (kể cả trong nội bộ website của chúng ta), hãy dùng đường link thay vì copy nội dung của bài viết.
